Mengurus Visa Belajar di Kedubes Jepang

Well, setelah sekian lama menanti, akhirnya CoE (Certificate of Eligibility) sudah di tangan. Saatnya mengurus visa...

Mengapa perlu menunggu CoE? Yup, karena ini adalah salah satu syarat untuk permohonan visa pelajar. Jadi kita belum bisa mengurus permohonan visa, jika berkas asli dari CoE ini belum kita terima. CoE merupakan dokumen yang dikeluarkan oleh kantor imigrasi di Jepang. Untuk pengurusannya ditangani oleh pihak kampus. Saya cukup mengisi formulir yang mereka kirimkan dan mengirimkan kembali formulir yang sudah dilengkapi. Pada pengalaman saya untuk pengurusan hingga mendapat lembar CoE ini butuh waktu sekitar 3 minggu. Waktu yang cukup untuk kita bisa mempersiapkan persyaratan lainnya untuk pengurusan visa belajar ini.

Saya ingin berbagi pengalaman saat mengurus visa belajar di Kedubes Jepang. Ya, saat mengurusnya saya merasakan berbagai kekhawatiran, sehingga saya pun mencari-cari cerita pengalaman orang lain dari beberapa blog. Berikut diantaranya:

https://farahfitriani.wordpress.com/2012/08/08/pengalaman-mengurus-visa-pelajar-ke-jepang/
http://razenamikaze.blogspot.com/2013_08_01_archive.html
https://safirsyifa.wordpress.com/2013/08/19/mengurus-visa-belajar-ke-jepang/

Untuk informasi permohonan visa secara umum dapat dilihat di sini.

Permohonan visa harus diajukan ke kantor kedubes/konjen yang sesuai dengan wilayah yurisdiksi (wilayah kerja) masing-masing. Karena paspor saya tercatat di wilayah Jawa Barat, maka saya harus mendatangi Bagian Konsuler Kedutaan Besar di Jakarta. Wilayah yurisdiksi masing-masing dapat dilihat di sini.

Lokasi Kedutaan Besar Jepang di Jakarta

Kedutaan Besar Jepang di Jakarta terletak di Jl. MH. Thamrin, Jakarta Pusat. Halte busway terdekat adalah Sarinah, dengan waktu tempuh berjalan kaki kurang lebih 5 menit ke arah bundaran HI.

Untuk permohonan visa, kita harus datang antara pukul 08.30 - 12.00 pada hari kerja (Senin-Jumat). Kantor akan tutup pada hari libur nasional dan hari libur kedutaan. Kalau hari libur nasional pasti kita sudah familiar. Jadi yang perlu diperhatikan adalah hari libur kedutaan. Jangan sampai sudah jauh-jauh datang ke kedutaan, namun ternyata libur.

Barang yang wajib dibawa adalah kartu identitas (KTP/SIM). Kartu ini akan ditukar dengan kartu tanda masuk kantor kedutaan yang akan ditukar kembali ketika keluar dari kantor kedutaan. Tentu dokumen yang dibutuhkan untuk permohonan visa pun harus dibawa lengkap.

Visa Belajar termasuk dalam kategori Visa Khusus. Berdasarkan web Kedutaan Besar Jepang untuk Indonesia, dokumen-dokumen yang perlu dilengkapi dalam mengajukan permohonan visa ini adalah:

1. Paspor asli
2. Formulir permohonan visa. [download (PDF)] dan Pasfoto terbaru (ukuran 4,5 X 4,5 cm, diambil 6 bulan terakhir dan tanpa latar, bukan hasil editing, dan jelas/tidak buram)
3. Fotokopi KTP (Surat Keterangan Domisili)
4. Certificate of Eligibility (Asli dan fotokopi)

Berdasar pada pengalaman orang lain yang telah saya pelajari terlebih dahulu, segala bentuk fotokopi saya buat dalam kertas A4 (tidak dipotong).

Saat masuk ke dalam kantor kedutaan, kita akan diminta menyerahkan identitas diri yang ditukar dengan kartu pengunjung. Setelah itu kita akan melewati pemeriksaan barang-barang, seperti hendak masuk bandara. Kemudian kita menuju ruang tunggu dan mengambil nomor antrian. Perhatikan nomor antrian, jangan sampai terlewat. Setelah nomor kita dipanggil, kita akan menuju loket yang dimaksud untuk menyerahkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Apabila sudah lengkap, petugas akan memberitahukan kapan kita dapat mengambil visanya dan memberikan lembar bukti untuk pengambilan. Tidak ada kesulitan jika semua dokumen sudah lengkap. Biaya pembuatan visa dibayarkan pada saat pengambilan visa.

Untuk pengambilan visa, waktu yang ditentukan adalah pukul 13.30-15.00. Namun sebelum pintu kedubes dibuka pun sudah banyak yang mengantri. Antriannya pun akan mengular. Lumayan kalau harus mengantri di luar, dengan panasnya Jakarta.

Proses masuk ke kedubes tetap sama. Namun saat di loket, kita cukup memberikan lembar bukti untuk pengambilan visa. Setelah itu, petugas akan mengambil dokumen kita dan memberitahukan jumlah yang harus dibayarkan. Kemudian dengan membayar sejumlah biaya yang telah ditentukan maka visa sudah dapat dibawa pulang. Untuk beberapa kasus dari sejumlah kawan, ini bergantung pada beasiswa yang diperoleh, apakah meng-cover juga biaya pembuatan visa atau tidak. Karena pada kasus saya tidak di-cover, maka saya membayar sendiri biaya pembuatan visa tersebut. Jadi harap diperhatikan ya detail beasiswanya.

Semoga bermanfaat.